In occasione della recente adozione del Decreto Legislativo in materia di whistleblowing[1], (di seguito, il “Decreto”) si indicano i canali di segnalazione previsti dal Decreto:

Presupposti per la segnalazione

• Ragionevolezza: al momento della segnalazione o della denuncia o della divulgazione pubblica, la persona segnalante o denunciante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate siano vere e rientrino nell’ambito di applicazione del Decreto.
• Modalità: la segnalazione o divulgazione pubblica deve essere effettuata utilizzando i canali previsti (interni, esterni, divulgazione pubblica), secondo i criteri indicati dal Decreto.

Informativa per il trattamento dei dati personali

Gentile Interessato,

ai sensi degli artt. 12, 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679, noto anche come “General Data Protection Regulation” o più brevemente come “GDPR”, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati, e del D.Lgs. n. 196/2003 e successive modifiche e integrazioni, La informiamo di quanto segue.

Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei Suoi dati personali è ORGANON Italia S.r.l., piazza Carlo Magno n. 21- 00162, Roma (di seguito “ORGANON” o “Società”).

Responsabile della Protezione dei dati (“RDP” o “DPO”)

La informiamo che il Responsabile per la Protezione dei dati (RPD o DPO) di Organon Italia S.r.l. è contattabile all’indirizzo e-mail: dpo_italy@organon.com

Finalità del trattamento dei dati personali

I dati personali che La riguardano saranno trattati per il perseguimento della finalità di gestione del procedimento di segnalazione di condotte illecite (cd. Whistleblowing) e relativi adempimenti in conformità alla normativa vigente in materia.

Base giuridica del trattamento

La base giuridica del trattamento per la finalità sopra esposta è rappresentata dall’art. 6, par.1, lettera c), del Regolamento UE n. 2016/679 (il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento).

Natura dei dati e Modalità del trattamento

Nell’ambito del processo di segnalazione ogni informazione, dato personale, professionale e/o particolare che La riguardi (a titolo di esempio non esaustivo: nome e cognome, informazioni anagrafiche), sarà raccolta direttamente presso di Lei per far fronte a determinati obblighi normativi e solo quando risulti connessa e indispensabile per la finalità indicata.

I dati che La riguardano potranno essere trattati usando supporti cartacei e/o informatici e/o telematici – con logiche strettamente correlate alle finalità e comunque in modo da garantirne la riservatezza e la sicurezza – direttamente o anche attraverso terze parti, che si potrebbero occupare della gestione di servizi e/o attività per conto della Società e/o del suo Gruppo di appartenenza per la finalità sopra descritta.

Tutte le informazioni che La riguardano saranno trattate in conformità al Regolamento UE n. 2016/679, e, ove applicabile, con il D.Lgs. n. 196/2003 come successivamente modificato dal D.Lgs. n. 101/2018, nonché nel rispetto del D.Lgs. n. 24/2023 in materia di Whistleblowing. Si assicura l’adozione di adeguate misure di sicurezza al fine di offrire tutela ed assicurare la riservatezza della Sua identità.

Categoria di Destinatari dei dati personali

In relazione alla finalità del trattamento sopra indicata, e nei limiti strettamente pertinenti alla medesima, i Suoi dati personali saranno o potranno essere comunicati, tra gli altri, ai seguenti soggetti in Italia:

• società del Gruppo Organon;
• soggetti nominati da Organon Italia S.r.l. quali Responsabili del trattamento (esterni) per finalità strettamente legate all’esecuzione e alla gestione del processo di segnalazione;
• autorità pubbliche.

Periodo di conservazione dei dati

Ai sensi dell’art. 14 co.1 del D.Lgs. n. 24/2023 le segnalazioni, i dati e la relativa documentazione saranno conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Trasferimento dei dati personali in un Paese Terzo

I Suoi dati potranno essere trasferiti, raccolti ed utilizzati anche nella sede principale di Organon & Co. (Jersey City, NJ, U.S.A.), e/o all’interno del suo Gruppo, in USA, sempre comunque in conformità a quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679. In questo caso, e ove sia previsto un trasferimento di dati personali a soggetti terzi residenti in Paesi extra UE, ORGANON sottoscrive, con tali soggetti, le clausole contrattuali standard.

In ogni caso il trattamento dei Suoi dati personali e/o professionali sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, con modalità idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza.

Esercizio dei Diritti

Lei potrà esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dall’art. 13, comma 2. e dagli artt. 15, 16, 17, 18 e 20 del Regolamento UE n. 2016/679, scrivendo all’indirizzo e-mail privacy_italy@organon.com.

In particolare, in qualità di interessato, Lei potrà richiedere:

• l’accesso ai dati personali che lo riguardano, secondo quanto previsto dall’art. 15 del Regolamento UE n. 2016/679;
• la rettifica dei dati personali che lo riguardano, secondo quanto previsto dall’ art. 16 del Regolamento UE n. 2016/679;
• la cancellazione dei dati personali che lo riguardano (“diritto all’oblio”), secondo quanto previsto dall’ art. 17 del Regolamento UE n. 2016/679;
• la limitazione al trattamento dei dati personali che lo riguardano, secondo quanto previsto all’art. 18 del Regolamento UE n. 2016/679;

La informiamo, infine, che Lei potrà opporsi al trattamento dei Suoi dati personali in qualsiasi momento, ai sensi dell’art. 21 del Regolamento UE n. 2016/679, nel caso in cui ricorra una delle situazioni previste all’art. 6, paragrafo 1, lettere e) e f) del medesimo Regolamento UE 2016/679; anche in questo caso potrà scrivere all’indirizzo e-mail privacy_italy@organon.com.

Reclamo all’Autorità di Controllo

Ai sensi dell’art. 77 del Regolamento UE n. 2016/679, Le ricordiamo che Lei ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo (Garante per la Protezione dei dati personali), nel caso in cui ritenga che il trattamento che la riguarda violi le disposizioni del Regolamento medesimo.

Conferimento dei dati personali

I dati che Le vengono richiesti sono necessari al fine di adempiere a specifici obblighi di legge. Le ricordiamo inoltre che ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023, nel corso dell’analisi della Sua segnalazione, per ragioni strettamente connesse alla corretta e completa gestione del procedimento di Whistleblowing nonché alle attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti, alcuni dei Suoi dati personali, per mezzo dei quali è possibile risalire alla Sua identità, potrebbero essere rivelati. Ad ogni modo la rivelazione dei Suoi dati personali potrà avvenire solo in seguito alla manifestazione di un Suo espresso consenso, che Le verrà richiesto qualora necessario.

Esistenza di processi decisionali automatizzati nel trattamento

Si specifica che per il trattamento dei dati di cui sopra NON è presente nessun tipo di processo decisionale automatizzato, ai sensi dell’art. 22 del Regolamento UE n. 2016/679.

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[1] Decreto Legislativo del 10 marzo 2023, n. 24, in attuazione della Direttiva Europea n. 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.